Heb jij al een jaarplan voor 2018?

Het is half december en dat betekent dat 2018 voor de deur staat. Tijd om de allerlaatste hand te leggen aan jouw plannen voor het nieuwe jaar. Hoe gaat het komende jaar eruit zien, welke doelen zijn er gesteld voor de diverse afdelingen en is dat vertaald in een checklist of belandt het jaarplan rond februari nagenoeg ongelezen onderin een la?

Ik vertel je graag waarom het zo belangrijk is om een jaarplan op te stellen. Deze tool is onmisbaar voor een goede doelgerichte uitvoering van jouw plannen. Neem eenmalig de tijd om het jaarplan goed voor te bereiden en pluk hier maandelijks de vruchten van.

In een jaarplan stel je doelen die voor jouw organisatie belangrijk zijn. Voorbeelden hiervan zijn omzet uit lidmaatschappen, ledenstand, aantal personal training-sessies, horecaomzet of groepslesbezetting. Om duidelijke doelen te stellen is het belangrijk om eerst helder voor ogen te hebben hoe de structuur binnen de organisatie is en waar jullie voor staan. Wat is jullie visie, hoe zien jullie jezelf in de wereld van morgen? En de missie? Wat willen jullie zijn en waar gaan jullie voor? Waarom moet de klant een voorkeur hebben voor jouw specifieke product of dienst? Het antwoord op deze vragen vormen de basis van jouw jaarplan.

Een jaarplan in je eentje maken is verboden!
Een jaarplan in je eentje maken is verboden! Dit klinkt natuurlijk een beetje gek, want het is soms best fijn om je even terug te trekken en geconcentreerd alle energie te steken in een volledig plan, maar wanneer je resultaten verwacht van jouw team is het belangrijk dat je de dialoog aangaat. Om van het nieuwe jaar een succes te maken, wil je dat iedereen elkaar begrijpt en vertrouwt. Door samen overtuigd te zijn van de gestelde doelen, creëer je draagvlak wat de prestaties ten goede komt.

Maak voor elke afdeling een plan
Jouw fitnessclub bestaat uit diverse pijlers. Denk hierbij aan fitness, personal training, groepsfitness, horeca, sales, voeding, etc. Voor elk van deze afdelingen geldt een andere doelstelling en dus ook een ander plan om dit doel te realiseren.

Om te voorkomen dat jouw personeel zich laat leiden door de hectiek van alledag en overgaat tot afleidende activiteiten, geef je hen een afgeleide versie van het jaarplan in de vorm van een checklist. Deze checklist geeft rust in de hoofden binnen het bedrijf en zorgt ervoor dat elke afdeling zijn steentje bijdraagt aan het gestelde doel.

Zet de checklist om naar activiteiten
Wanneer je het jaarplan hebt vertaald naar een checklist per afdeling, is de volgende stap het omzetten van die checklist naar activiteiten. Zorg voor een duidelijke overlegstructuur op regelmatige basis, waarin je per afdeling een vinger aan de pols houdt iemand zich hier verantwoordelijk voor laten voelen is cruciaal. Zonder duidelijk ownership is de kans op falen of het niet halen van deadlines enorm. Kies daarom per onderdeel één medewerker die de vlag draagt. Geef deze verantwoordelijke duidelijke kaders en vertrouw op zijn of haar kunnen.

Meetingstructuur
Begin de maand goed met een meeting met het gehele team. Besteed ruimschoots aandacht aan de salesacties en de evenementenplanning, zoals de lancering van de nieuwe releases van Les Mills.

Wekelijks overleg
Plan op een vast moment wekelijks overleg in, maximaal een uur, met alle afdelingshoofden en bespreek de stand van zaken met betrekking tot de targets en lopende zaken.

10-minuten meeting
Zorg voor een dagelijks 10-minuten gesprek met elke salesmedewerker. Bespreek de stand van zaken, doelen van de dag (aantal leads, contacten, geplande afspraken en sales) en het plan van aanpak om eventuele achterstand goed te maken. Deze meetings zijn niet alleen belangrijk in de salesmaanden januari, mei en september, maar dienen het hele jaar door te zijn ingepland.

Tot slot
De grootste valkuil is denken dat je geen jaarplan nodig hebt. Je vindt het zonde van je tijd en bekijkt per maand of per week wel wat er belangrijk is. In de praktijk blijkt echter dat eenmalig de tijd nemen voor een goed jaarplan zorgt voor een blauwdruk die je elk jaar met een paar kleine aanpassingen kunt hergebruiken. Bovendien zorgt een gedegen plan met checklist ervoor dat afdelingen en medewerkers veel zelfstandiger kunnen werken, waardoor jij als clubeigenaar of -manager veel minder als regelneef hoeft te functioneren. En daarbij komt dat de werkzaamheden automatisch zijn gelinkt aan de gestelde doelen – iedereen draagt zijn of haar steentje bij.

Plan elke maand een moment in om de afgelopen maand te evalueren en om de komende maand voor te bereiden. Houd bij voorkeur vaste momenten aan en je zal zien dat dit een routine wordt waar je snel de vruchten van zult plukken.

Meer weten?
Schroom niet om contact op te nemen met Les Mills via fenne@lesmills.nl of bel naar +31 (0)416 34 97 25