Hoe pak je een (relaunch) event aan in de club

Geplaatst in Clubs

De eerste Les Mills kwartaalworkshops van het nieuwe jaar komen er al weer aan. Tijd om na te gaan denken over hoe je de nieuwe lanceringen wil presenteren op de club.

(Relaunch) events zijn een belangrijk onderdeel binnen het groepsfitness marketingplan. Elk kwartaal, vaak in februari, mei, augustus en november lanceer je de nieuwe releases van de Les Mills groepslessen. Zorg ervoor dat je jaarlijks een plan maakt waarbij je minimaal 4 events op de agenda zet, waarbij deelname aan de groepslessen een belangrijk onderdeel is. Deze events geven je de kans om elk kwartaal opnieuw:

  • Aandacht te geven aan de connectie met je huidige leden
  • Nieuwe leden kennis te laten maken met je club
  • Oud-leden te benaderen om nog eens langs te komen

Je zult merken dat dit goede resultaten geeft op het gebied van retentie (behoud van je leden) en op de groei van nieuwe leden.

Waar moet je aan denken bij het organiseren van een (relaunch) event?

  1. Bepaal (meetbare) evenement doelen
    Bijvoorbeeld:
    • 5% van je leden wonen het evenement bij
    • Minimaal 20% van de opkomst per les is een gast

  2. Budget
    Het budget is uiteraard een belangrijk onderdeel binnen het eventplan. Houdt rekening met verschillende kosten zoals: Personele, locatie, productie, marketing- en communicatie en materiaalkosten. Het is mogelijk om met een relatief klein budget al een gaaf event neer te zetten.

  3. Planning event
    Het is belangrijk dat het plannen van een event tot in detail gebeurt om onvoorziene zaken te voorkomen. Stel éen persoon aan als event coördinator. De event coördinator is diegene die de checklist beheert en de taken verdeelt. De coördinator is verantwoordelijk voor het behalen van de deadlines en een succesvol verloop van het evenement. Een evenement organiseer je natuurlijk niet alleen maar met je gehele team, top voor de teamspirit!

In de voorbereidingsfase is het belangrijk om rekening te houden met de volgende zaken:

  • Prijsbepaling
  • Datum en tijd
  • Thema
  • Locatie
  • Programma opstellen
  • Personeel indelen
  • Bepalen van de inschrijfprocedure
  1. Marketing & communicatie
    Om het event dat je gaat organiseren intern en extern onder de aandacht te brengen heb je een marketing- en communicatieplan nodig.

Tip: maak gebruik van Brand Central onze online marketing bron.
Digitale tools zoals social media inzetten om jouw event te promoten is een must. De frequentie en krachtige content is hierbij heel belangrijk.

Om het event een succes te laten zijn is het van belang dat alle medewerkers altijd mee worden genomen in de algemene communicatie. Iedereen heeft de taak om leden wanneer mogelijk aan te spreken en te informeren over het event.

  1. Eventdag
    Indien alle voorbereidingen zijn getroffen en zoveel mogelijk mensen zijn geïnformeerd en uitgenodigd voor het event, is het wachten tot de eventdag aanbreekt: Zorg voor een World Class Experience voor alle deelnemers!

  2. Evaluatie & opvolging
    Het event is afgelopen en je bent natuurlijk nieuwsgierig wat iedereen er (intern en extern) van vond. Door middel van een interne en externe evaluatie kan dit duidelijk in kaart worden gebracht. Denk bijvoorbeeld aan het houden van een (digitale) enquête. Na het verwerken van alle evaluaties kan worden bepaald wat de medewerkers en deelnemers ervan vonden en wat in het vervolg beter kan. Bepaal aan de hand hiervan nieuwe doelen en zet deze in bij een volgend event!

Vragen?
Wil je een event organiseren en heb je vragen over hoe je dit het beste kan aanpakken? Stuur gerust een e-mail naar renee@hddgroup.com of bel via telefoonnummer +31 (0)416 34 97 25. Ik help je graag!